情報にも3Sがある

3Sの対象は、工場や工具などの場所やモノに対してだけではありません。情報、つまり紙の書類やパソコンのデータに対しても、3Sは当てはまります。

情報の3Sとは何か

紙の書類やパソコンのデータに関して、次のようなことでお困りではないですか？

• 書類が氾濫していて事務所が狭い
• 書類探しに1日に何十分もかかっている
• パソコンのデータを個人で管理していて、本人に聞かないと場所がわからない

こういった『情報に関する問題』を解決していく場合にも、3Sの考え方が役に立ちます。例えば、「書類が氾濫していて事務所が狭い」というのは、書類の整理ができていない状態です。「書類探しに1日に何十分もかかっている」というのは、書類の整頓、つまり、必要な物が誰でもすぐに取り出せる状態にできていないのです。このように、情報にまつわる困りごとを解決していくためのアプローチの方法が、情報の3Sなのです。

情報の3Sのメリット

場所やモノの3Sは、安全・快適・効率的な職場づくりや製品の品質向上に役立ちます。情報の3Sはそれに加えて、迅速な顧客対応が可能になるなど、売り上げの向上にも繋がります。

情報の3S 実践の手順

情報の整理

情報の整理とは、不要な書類や不要なデータを捨てることです。

まず全文書一覧を作成します。どのような書類があって、どれくらいの頻度で使用しているのか、探すのにどれくらい時間がかかっているか、現状を把握します。そうすると不要な書類が見えてきます。

• 1年以上使っていないもの
• 原本と重複しているもの
• あったら便利と思うぐらいの資料

情報の整頓

情報の整頓とは、必要な情報を、誰でも、すぐに取り出せるようにすることです。

文書に必要な情報を付けて、検索できるようにします。これには文書管理システムを活用します。枚岡合金工具では、自社で開発した文書管理システム デジタルドルフィンズ を使用しています。

情報の清掃

情報の3Sを継続するために、月1回、1時間は『PC整理デー』として、会社として時間を設けて不要な情報の清掃に取り組みます。